MAKALAH
TEORI
ORGANISASI UMUM 2
“STRUKTUR
DAN DESAIN ORGANISASI”
Disusun
Oleh:
Kelompok
Adinda
Khumairoh 10112200
Andrian
Abdullah 10112844
Asti
Listiaokta Winata 11112225
Dhia Shofi
Atikah 11112990
Fitria W.
Utami 1A112116
Jesicca 13112928
Rizma Nur
Fatiyah 16112634
Sri Utami 17112129
Tiara Putri
Anggraini 17112376
Tiara
Violita Oktasari 17112377
Widya
Nurfitriyani 17112697
Kelas 2KA07
FAKULTAS
ILMU KOMPUTER DAN TEKNOLOGI INFORMASI
2013/1014
KATA
PENGANTAR
Puji syukur
penyusun panjatkan ke hadirat Allah Subhanahu wata΄ala, karena berkat
rahmat-Nya saya dapat menyelesaikan makalah yang berjudul STRUKTUR DAN
DESAIN ORGANISASI. Makalah ini diajukan guna memenuhi tugas mata Teori
Organisasi Umum 2.
Makalah ini masih
jauh dari sempurna, oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran yang
bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini.Semoga makalah ini memberikan
informasi bagi kita semua terutama mahasiswa-mahasiswa dan bermanfaat untuk
pengembangan ilmu pengetahuan bagi kita semua.
DAFTAR ISI
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
.........................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah....................................................................................1-2
1.3
Tujuan Makalah........................................................................................2
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Struktur dan Desain
Organisasi.........................................................3
2.2 keputusan
manajerial dan tiga dimensi struktur
organisasi..................................3-8
2.3 Dimensi Struktur..................................................................................................8-10
2.4 Model Desain Organisasi.....................................................................................10-11
BAB III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan............................................................................................................12
DAFTAR
PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Apakah itu
struktur organisasi? Struktur organisasi ialah susunan pembagian tugas secara
formal yang ada dalam sebuah organisasi. Selain memiliki struktur, organisasi juga
memiliki desain organisasi
1.
Organisasi Menurut Stoner
Organisasi
adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah
pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.
2.
Organisasi
Menurut James D. Mooney
Organisasi
adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
3.
Organisasi Menurut Chester I. Bernard
Organisasi
merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih.
Desain dan struktur organisasi ini
adalah sebuah proses yang meliputi enam elemen :
- Spesialisasi kerja : adanya
pembagian kerja yang dibagi menjadi beberapa bagian.
- Pembagian
departemen : Berdasarkan fungsi, produk, letak geografis, proses, dan jenis
costumer
- Ada rantai
komando : Sehingga banyaknya karyawan yang dibawahi harus dibatasi agar efektif
dan efisien
- Sentralisasi dan Desentralisasi
Sentralisasi : pengambilan keputusan secara terpusat
pada level atas perusahaan
Desentralisasi
: pengambilan keputusan dari level bawah yang terkait langsung dengan aksi
-
Formalisasi : ada standardisasi pada setiap organisasi sehingga perilaku
karyawan mengikuti aturan dan prosedur yang telah ditentukan
1.2
Rumusan
Masalah
1. Apakah
pengertian struktur dan desain organisasi?
2. Apa
saja empat keputusan manajerial dan tiga dimensi struktur organisasi?
3. Apakah
dimensi struktur itu?
4. Apa
saja model desain organisasi?
1.3
Tujuan
Makalah
1. Mengetahui
pengertian struktur dan desain organisasi
2. Mengetahui
empat keputusan manajerial dan tiga dimensi struktur organisasi
4. Memahami dimensi struktur
BAB
II
PEMBAHASAN
2.1
Pengertian Struktur dan Desain Organisasi
Struktur
adalah cara sesuatu disusun atau dibangun organisasi yang merupakan suatu wadah
berkumpulnya minimal dua orang untuk mencapai sebuah tujuan. Struktur
Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi
yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai
tujuan.Struktur organisasi adalah bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompok- kan,
dan dikoordinasikan secara formal.Struktur organisasi
ialah susunan pembagian tugas secara formal yang ada dalam sebuah organisasi.
Selain memiliki struktur, organisasi
juga memiliki desain organisasi.
desain
organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan
keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan,
dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih
ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.
2.2 Keputusan Manajerial dan Tiga Dimensi
Struktur Organisasi
a. Keputusan Manajerial
Pengambilan
keputusan (decision making) adalah proses identifikasi masalah dan kesempatan
kemudian memecahkannya. Pengambilan keputusan yang baik merupakan bagian vital
dari maanjemen yang baik, karena keputusan-keputusan yang menentukan bagaimana
suatu cara organisasi menyelesaikan masalah, mengalokasikan sumber daya dan
meraih sasaran.
4
keputusan manajerial sebagai pembentuk struktur organisasi
meliputi :
1.
Pembagian kerja, menyangkut kadar dari spesialisasi
pekerjaan. Para manager membagi seluruh tugas organisasi menjadi
pekerjaan-pekerjaan khusus yang tersusun dari aktivitas-aktivitas khusus. Secara ringkas dapat dinyatakan bahwa pembagian kerja akan mempengaruhi
tingkat prestasi organisasi melalui minimisasi ketergantungan pada
individu-individu tertentu atau perpindahan yang percuma komponen-komponen
pekerjaan besar. Disamping itu, pembagian kerja (spesialisasi) mengandung
konsekuensi- konsekuensi pada perilaku para karyawan, seperti menurunkan
keterlibatan dan kepuasan kerja karyawan, menimbulkan kebosanan karena
pekerjaan menjadi monoton, mengakibatkan tingkat keterkaitan karyawan lebih
rendah dan kehilangan motivasi yng mengarah kepada ketidakefisienan.
Contoh : Seorang Account Representative pada
Kantor Pajak yang memiliki pekerjaan khusus seperti pengawasan kepatuhan
kewajiban perpajakan, melaksanakan bimbingan dan melaksanakan himbauan kepada
Wajib Pajak (WP).Pendelegasian Kewenangan. Proses pembagian kewenangan dari
atas ke bawah dalam organisasi.
2.
Pendelegasian kewenangan (delegation of authority)
mengacu secara khusus pada kewenangan pengambilan keputusan, bukan melakukan
pekerjaan. Pendelegasian kewenangan memiliki efek positif pada pengembangan
manager professional, dan membawa iklim persaingan dalam organisasi.
3.
Pembagian Departemen. Cara organisasi dibagi secara
structural. Pembagian departemen ini dapat dikelompokkan menjadi pembagian
departemen berdasarkan fungsinya (functional departementalization), berdasarkan
wilayah (geographic departementalization), berdasarkan produk (product
departementalization), berdasarkan pelanggan (customer departementalization).
Departementasi yang lebih khusus,
secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Waktu
dapat dibagi menjadi shift pertama, shift kedua, dan shift ketiga.
2. Pelayanan
(Service) yang mencerminkan kelas pertama, kelas kedua, dan kelas turis
dalam suatu kapal pesiar.
3. Langganan
dapat terdiri dari departemen penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah,
militer dan konsumen akhir.
4. Peralatan dapat
diperinci, misal didalam kelompok produksi, menjadi Departemen pemotongan,
perakitan dan pembungkusan.
5. Urutan angka
(alpha-numerical) dapat digunakan dalam pelayanan telephone dimana nomor-nomor 0000-5000 ditempatkan dalam satu Departemen dan
nomor-nomor 5001-9999 dalam Departemen lain.
Semakin besar dan kompleks suatu
organisasi, akan sangat logis bila digunankan tipe Departementasi organisasi
kombinasi berbagai tipe diatas, yang dikenal segabai desain organisasi campuran (hybird design) atau sering juga
disebut mixed departementation.
Sebagai contoh, suatu perusahaan industri besar mungkin diorganisasi menurut
wilayah pada tingkat horizontal pertama, dan tingkatan-tingkatan selanjutnya
diorganisasi atas dasar produk, fungsi, peralatan dan waktu.
Departementasi
fungsional. Pendekatan fungsional untuk mengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi ini
mungkin merupakan tie Departementasi yang paling umum dan luas digunakan dalam
merancang struktur organisasi. Departementasi fungsional dapat dijumpai dalam
semua tipe organisasi. Sebagai contoh, dalam suatu organisasi Manufacturing,
fungsi-fungsi vital yang memungkinkan perusahaan beroperasi dan menjaga
kelangsungan hidupnya.
Kebaikan utama Departementasi
fungsional adalah berkaitan denan aspek-aspek positif spesialisasi . secara
teoritis, fungsionalisme akan mengingkatkan efisiensi dan memungkinkan
pemanfaatan karyawan dan peralatan paling ekonomis.
Departementasi produk. Dengan
berkembangnya organisasi formal departemetasi fungsional menjadi semkain sulit
dan tidak praktis lagi. Dalam hal ini, manajemen dapat membentukdivisi-divisi
setengah otonom, yang masing-masing dirancang, memproduksi dan memasarkan
sendiri produk-produknya. Setiap produk atau lini produk dikelola oleh seorang
manajer yang bertanggung jawab kepada direktur organisasi.
Departementasi wilayah. Bila organisasi beroperasi diwilayah-wilayah yang tersebar, maka
Departementasi atas dasar wilayah akan diperlukan. Kegiatan pemasaran yang
beroperasi dibanyak daerah dalam suatu negara sering dibagi menjadi
kelompok-kelompok wilayah dengan manajer pemasaran tersendiri (Area Manajer)
untuk setiap lokasi.
Tipe organisasi divisional ini
mempunyai berbagai kebaikan dan kelemahan. Kebaikan-kebaikan antara lain:
pengambilan keputusan lebih cepat dan dengan kemungkinan kualitas lebih baik,
koordinasi tugas lebih mudah dilaksanakan, karena ada pemusatan kegiatan, beban
manajemen pusat menjadi lebih ringan, karena ada pendelegasian wewenang; dan
pertanggung jawaban lebih jelas. Sedangkan kelemahan-kelemahanya antara lain:
kepentingan seluruh organisasi kurang diperhatikan, karena kepentingan terpusat
pada ukuran prestasi divisi; meningkatkan biaya operasional organisasi, karena
cenderung terjadinya kelebihan staff, duplikasi sumber daya dan peralatan; dan
mem persulit alokasi sumber daya dan konsistensi kebijaksanaan.
4.
Rentang Kendali adalah jumlah bawahan yang melapor
kepada atasan. rentang ini merupakan satu faktor yang mempengaruhi bentuk dan
tinggi suatu struktur organisasi.
b. Tiga Dimensi Struktur Organisasi
1.KOMPLEKSITAS
Kompleksitas
adalah Kompleksitas merujuk pada tingkatan diferensiasi yang ada di dalam
sebuah organisasi. , mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada
dalam organisasi termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat
pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki organisasi serta tingkat
sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis.
3 BENTUK
DIFERENSIASI :
Diferensiasi
Horisontal, merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan
orientasi para anggotanya, sifat dari tugas yang mereka laksanakan dan tingkat
pendidikan dan pelatihannya. Semakin banyak jenis pekerjaan yang ada dalam
organisasi yang membutuhkan pengetahuan dan keterampilan yang istimewa, semakin
kompleks pula organisasi tersebut.
Diferensiasi Vertikal, merujuk pada
kedalaman struktur. Makin banyak tingkatan yang terdapat diantara top
management dan tingkat hirarki yang paling rendah, makin besar pula terjadinya
distorsi dalam komunikasi dan makin sulit mengkoordinasi pengambilan keputusan
dari pegawai manajerial, serta makin sukar bagi top manajer untuk mengawasi
kegiatan bawahannya.
Diferensiasi Spasial, merujuk pada tingkat
sejauh mana lokasi kantor, pabrik dan personalia sebuah organisasi tersebar
secara geografis. Diferensiasi dapat dilihat sebagai perluasan dari dimensi
horizontal dan vertical, artinya adalah mungkin untuk memisahkan tugas dan
pusat kekuasaan secara geografis. Pemisahan ini mencakup penyebaran jumlah dan
jarak.
2.FORMALISASI
Formalisasi yaitu sejauhmana organisasi
menyandarkan dirinya pada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku
dari para pegawainya.
Formalisasi
merujuk pada tingkat sejauh mana pekejaan dalam organisasi itu
distandarisasikan. Jika sebuah pekerjaan sangat diformalisasikan maka pemegang
pekerjaan itu hanya mempunyai sedikit kebebasan mengenai apa yang harus
dikerjakan, bilamana mengerjakannya dan bagaimana harus melakukannya.Dengan
demikian formalisasi adalah suatu ukuran tentang standarisasi. Formalisasi akan diukur dengan menentukan apakah
organisasi tersebut mempunyai manual mengenai kebijakan dan prosedur, menilai
jumlah keistimewaan peraturannya, melihat kembali uraian pekerjaan untuk
melihat tingkat kerumitan. Jika kita berbicara mengenai formalisasi maka kita
merujuk pada peraturan tertulis organisasi.
3.SENTRALISASI VS DESENTRALISASI
Sentralisasi, merujuk
kepada tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik
tunggal di dalam organisasi. Konsentrasi yang tinggi menyatakan adanya
sentralisasi yang tinggi, sedangkan konsentrasi yang rendah menunjukkan
sentralisasi yang rendah atau yang disebut Desentralisasi. Dalam Sentralisasi harus memperhatikan Sentralisasi
hanya memperhatikan struktur formal dan bukan dengan organisasi informal.
Hambatan
sentralisasi :
— Hanya memperhatikan
struktur formal.
— Memperhatikan kebebasan dalam pengambilan keputusan.
— Konsentrasi pada seseorang, unit atau tingkat.
— Kontrol dari top manajemen, tetapi keputusan tetap
terletak pada anggota tingkat rendah.
Keuntungan desentralisasi :
— setiap manajer mempunyai keterbatasan terhadap jumlah informasi
— Dapat
menanggapi perubahan dengan cepat.
— Memberi masukan lebih rinci bagi pengambil keputusan.
— Memotivasi pegawai untuk memberi kesempatan dlm
pengambilan keputusan.
— Memberi peluang pelatihan bagi manajer tingkat rendah.
Keuntungan sentralisasi :
— Keputusan komprehensif yang akan diambil.
— Penghematan dan lebih efektif
2.3 Dimensi Struktur
Tinjauan mengenai struktur
organisasi biasanya cukup memadai dengan menggunakan tiga parameter yang telah
di jelaskan di atas. Sebagian besar telah di bahas pada bagian dua yaitu
kompleksitas, formalitas, dan sentralitas.
-
Berbagai Fungsi Yang Melekat Pada Struktur Organisasi
Pengembangan struktur organisasi formal bersangkutan juga dengan penyusunan
hubungan-hubungan yang terjadi dalam struktur. Hubungan-hubungan sebagai
fungsi-fungsi struktural yang terjadi secara garis besar dapat diperinci
sebagai berikut :
1. Wewenang. Arti
wewenang (Authority) adalah hak melakukan sesuatu atau memerintah
orang lain untuk melakukan sesuatu.
2. Kekuasaan. Kekuasaan (Power) sering dicampur adukan dengan wewenang.
Walaupun kekuasaan dan wewenang sering ditemui bersama, tetapi keduanya
berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, kekuasaan adalah
untuk melakukan hal tersebut.
3. Tanggung jawab. Tanggung jawab (Responsibility) adalah kewajiban untuk
melakukan sesuatu. Dalam organisasi, tanggung jawab adalah kewajiban seseorang
untuk melaksanakan tugas untuk fungsi organisasi.
4. Akuntabilitas.
Tidak seperti tanggung jawab, Akuntabilitas (Account-Ability) adalah faktor
diluar individu dan perasaan pribadinya. Bila seseorang manajer menghendaki
pertanggungjawaban untuk suatu kegiatan yang dilakukan bawahan dapat dinyatakan
akuntabilitas terjadi.
5. Komunikasi
dalam Organisasi. Dalam organisasi formal, arus informasi mengalir secara
khusus. Struktur organisasi diharapkan dapat menjadi alat utama bagi komunikasi
formal ini. Komunikasi seperti pemberian perintah, permintaan akan suatu
informasi, dan penerangan tentang keputusan manajemen sering mengalir dari atas
ke bawah melalui tingkatan Organisasi.
6. Hubungan Lini
dan Staff. Masih berhubungan dengan konsep wewenang dikenal apa yang disebut
Hubungan Lini Dan Staff. Keduanya ini merupakan pendekatan yang berbeda untuk
menentukan Deskripsi wewenang dalam Organisasi.
7. Rentang Kendali. Yang dimaksud rentang kendali atau pengawasan (Span Of
Control) adalah beberapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara
efektif oleh seorang manajer atau atasan. Rentang Kendali sering disebut
dengan istilah-istilah span of supervision, span of authority, span
of management dan span of attention.
8. Sentrailisasi
dan desentralisasi. Bila wewenang didelegasikan atau dilimpahkan meluas dalam
suatu organisasi, desentralisasi wewenang terjadi.
9. Rantai
wewenang scalar. Karena keseluruhan kegiatan organisasi dibagi-bagi dan
dikelompokan atas dasar fungsi, produk, wilayah dan sebagainya, dan karena
adanya saling ketergantungan diantaranya, maka kegiatan-kegiatan tersebut harus
diintegrasikan.
10. Kesatuan
perintah. Satu aspek dasar struktur organisasi lainya (implicit dalam rantai
scalar) adalah “satu orang, satu atasan”. Ini berarti bahwa seseorang bawahan
hendaknya hanya menerima instruksi dari sumber tunggal. Kesatuan perintah
terutama dimaksudkan untuk memudahkan koordinasi.
11. Ukuran,
yaitu jumlah anggota dalam organisasi
12. Komponen
administratif, yaitu presentase total jumlah anggota yang menjalankan tanggung
jawab administratif.
13.
Spesialisasi, yaitu jumlah kekhususan yang dilakukan dalam anggota.
14.
Standarisasi, yaitu adanya prosedur prosedur untuk mengatur peristiwa atau
aktivitas yang bersifat berulang atau regular.
15.
Formalisasi, yaitu sejauh mana aturan, prosedur, aturan dilakukan secara
tertulis.
16.
Sentralisasi, Konsentrasi wewenang pengambilan keputusan.
17.
kompleksitas, jumlah diferensiasi vertikal, jumlah unit atau departeman.
18.
Integrasi, kualitas kerja sama antara unit unit yang dibutuhkan untuk
menyatukan tujuan, atau rencana rencana dan umpan balik yang digunakan untuk
mengkoordinasi unit unit.
19.
diferensiasi, jumlah fungsi fungsi khusus yang di jalankan dalam organisasi, atau
perbedaan dalam orientasi kognitif dan emosional antara pada manager dari
departeman yang berbeda.
2.4 Model
Desain Organisasi
Model desain organisasi adalah
mekanisme-mekanisme formal pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan
kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara
fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang
menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda
dalam suatu organisasi. Desain mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja,
standardisasi, koordinasi, sentralisasi, desentralisasi dalam pembuatan keputusan
dan besaran satuan kerja.
1. Desain Organisasi Mekanistik.
- Proses
kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan.
- Proses
motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa aman dan ekonomi melalui
perasaan takut dan sanksi.
- Proses
komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke
bawah dan cenderung terganggu tidak akurat.
- Proses
interaksi bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan
atas tujuan dan metode departemental.
- Proses
pengambilan keputusan hanya di tingkat atas, keputusan Relatif.
- Proses
penyusun tujuan dilakukan di tingkat puncak original, tanpa mendorong
adanya partisipasi kelompok.
- Proses kendali
dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan.
2. Desain Organisasi Orgranik.
- Proses
kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan antara
atasan dan bawahan dalam segala persoalan.
- Proses
motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode Partisipasi.
- Proses
komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secara
bebas keseluruh orgranisasi yaitu ke atas ke bawah dan kesamping.
- Proses
interaksi bersifat terbuka dan ekstensif, bai atasan ataupun bawahan dapat
mempengaruhi tujuan dan metode partemental.
- Proses
pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatan melalui proses
kelompok.
- Proses
penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk
menetapkan sasaran yang tinggi dan realistis.
- Proses
kendali menyeber ke seluruh orgranisasi dan menekan pemecahan masalah dan
pengendalian diri.
BAB
III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Struktur
Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi
yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai
tujuan. Desain
organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan
keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan,
dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih
ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.
4
keputusan manajerial sebagai pembentuk
struktur organisasi meliputi : Pembagian kerja, Pendelegasian kewenangan (delegation
of authority), Pembagian Departemen, Rentang Kendali. Tiga Dimensi Struktur
Organisasi: kompleksitas, formalisasi, sentralisasi vs desentralisasi. Hambatan sentralisasi : Hanya memperhatikan struktur formal,
memperhatikan kebebasan dalam
pengambilan keputusan, konsentrasi pada seseorang, unit atau tingkat,
kontrol dari top manajemen,
tetapi keputusan tetap terletak pada anggota tingkat rendah.
Keuntungan desentralisasi :setiap manajer mempunyai keterbatasan terhadap
jumlah informasi , dapat menanggapi perubahan dengan cepat,
memberi masukan lebih rinci
bagi pengambil keputusan, memotivasi pegawai untuk memberi kesempatan dlm
pengambilan keputusan, memberi peluang pelatihan bagi manajer tingkat rendah.
Keuntungan
sentralisasi : Keputusan
komprehensif yang akan diambil, penghematan dan lebih efektif .
DAFTAR PUSTAKA
